Nützliche Datenquelle

Management

Technische Dokumentation - Für viele Unternehmen ist die Erstellung der Technischen Dokumentation eine lästige Pflicht. Docufy hilft dabei, die gesammelten Informationen intelligent zu verwalten, um sie unternehmensweit nutzen zu können.

24. März 2016

Technische Dokumentationen haben viele Namen: Betriebsanleitung, Montageanleitung, Benutzerhandbuch, Bordbuch, Serviceanleitung oder auch Online-Hilfe. Sie alle bestehen aus Unmengen von Daten, die gesammelt, gebündelt, verdichtet und illustriert werden, um Maschinen und Vorgänge zu erklären oder auch um gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Früher waren dies immer ›Handbücher‹ – so genannt, weil sie als oft mehrere Hundert Seiten dickes Buch in die Hand genommen wurden. Aber die Welt hat sich rasant verändert: Heute gibt es Bildschirme in allen Größen und Arten.

Wir sind es von Google gewohnt, dass Wissen auf Knopfdruck verfügbar ist. Die intelligenten Suchmaschinen schaffen es, uns Antworten auf genau die Frage zu liefern, die wir gerade gestellt haben. Wir müssen nur die Google-Trefferliste anschauen – keine Inhaltsverzeichnisse oder Schlagwortregister durchstöbern und nicht blättern in kiloschweren Wälzern. Informationen sind schnell, allzeit und überall verfügbar. Google zeigt die Bilder und Youtube das entsprechende Video dazu.

Verfügbares Wissen nutzen

In vielen Unternehmen werden Technische Dokumentationen noch allzu häufig mit Textprogrammen wie Word erstellt und ausgedruckt. Privat leben wir in einer Welt von mobil verfügbarem Wissen. Im Unternehmen laufen wir durch Archive und stemmen Wälzer. Dabei könnte das verfügbare Wissen so gut im gesamten Unternehmen genutzt werden: für den neuen Mitarbeiter, der die Maschine noch nicht kennt, den Servicetechniker, der zum Kunden fährt, für den Monteur in der Halle, den Verkäufer auf der Messe oder für den neuen Ingenieur in der Konstruktionsabteilung, der sich in das Produktprogramm einarbeiten möchte.

Doch wie macht man all diese Daten verfügbar? Auch hier kann man sich im Internet abschauen, wie das geht. Da gibt es Schlagworte, sprich Tags, zu jeder Information, und Metadaten geben Auskunft über Inhalte. So ähnlich kann das auch in der Technischen Dokumentation funktionieren und es gibt Unternehmen, die ihre Daten schon als Schatz erkannt haben und ihn clever nutzen.

Informationen klassifizieren

Docufy, der Spezialist für professionelle Dokumentationssoftware, setzt dazu auf ein Verfahren, das aus der Wissenschaft kommt: Prof. Dr. Wolfgang Ziegler, Leiter des Steinbeis Transferzentrums I4ICM an der Hochschule Karlsruhe führte das Klassifikationsmodell PI-Class ein, das eine Methode für die modulare Erfassung von Informationen bietet. Zentral sind dabei die beiden Dimensionen ›Produkt‹ und ›Information‹ sowie deren Einteilung in ›intrinsische (~ aus sich heraus) und extrinsische (~ von außen vorgegeben) Merkmale.‹

Jede Information wird so klassifiziert und in einer XML-Datenbank abgespeichert. Sie ist eindeutig beschriftet und damit jederzeit abrufbar. Informationen sind dabei nicht nur Textbausteine, die beispielsweise die Funktion eines Schalters erklären, sondern auch Produktfotos, Sicherheitshinweise oder Demovideos.

So wird die Datenbasis für ein firmeninternes Wissenssystem erstellt. Diese Datenbank kann mittels Smartphone oder Tablet mobil angezapft werden. Docufy hat dazu gerade eine Out-of-the-box-Lösung namens Topic-Pilot auf den Markt gebracht, die alle unternehmensweit verfügbaren Informationen auf mobilen Endgeräten, im Intranet und im Web publizieren kann.

Daten sind überall verfügbar

Die Software ermöglicht den Import aus verschiedenen Quellen und die Ausgabe verschiedenster Formate. Alle unternehmensweit vorhandenen Text-, Bild-, Grafik-, Audio- und Video-Daten, Tabellen oder PDF-Dokumente werden mit dem Topic-Pilot verfügbar gemacht und gerätespezifisch aufbereitet dargestellt. Die Datenschätze müssen also nur nach der PI-Methode klassifiziert werden.

Unternehmen, die zukunftsfähig sein wollen, müssen ihre Daten und Abläufe standardisieren, damit sie diese automatisieren können. XML ist eine Sprache, die jedes System versteht. Die Datenbanken können durch Schnittstellen mit SAP verbunden werden. Der Austausch von Daten nicht nur innerhalb eines Unternehmens sondern auch zu Zulieferern und Kunden ist die Grundbedingung von Industrie 4.0.

Erschienen in Ausgabe: 01/2016