Dokumente anpassen

Management

Software - Instandhaltungsmaßnahmen erfordern mitunter die Anpassung entsprechender Dokumente und Stammdaten. Flexible IPS-Systeme wie SI/PAM von Steag Energy Services integrieren eine Standardlösung für solche Aufgaben.

24. März 2016

Abläufe in der industriellen Instandhaltung sind zumeist ebenso gut organisiert und dokumentiert wie in der Fertigung. Ein Bereich findet jedoch zumeist weniger Beachtung: die durchgängige Anpassung von Dokumenten und Stammdaten, zum Beispiel nach konstruktiven Veränderungen an Maschinen und Anlagen im Zuge von Instandhaltungsmaßnahmen. Ganz gleich, ob man diese Anpassung nun ›Change Management‹, ›Modification Tracking‹ oder ›Änderungsmanagement‹ nennen mag, fehlt eine durchgängige Nachverfolgung von Änderungen, geht das mitunter auf Kosten der Transparenz und Wirtschaftlichkeit zukünftiger Prozesse.

Definierte Prozesse verbessern in der Regel die Organisation von Aufgaben der Betriebsführung und Instandhaltung. Häufig werden IT-Lösungen für eine derartige Organisation genutzt. Um zu vermeiden, dass die vorhandene Datenbasis im Laufe der Zeit immer weniger den aktuellen Anlagenzustand abbildet, bis sie irgendwann völlig nutzlos wird, ist es erforderlich, ein wirksames Dokumentenmanagement zu implementieren.

Das ist aber nur dann nachhaltig zu realisieren, wenn auch ein durchgängiges ›Change Management‹ in einem Instandhaltungsplanungs- und Steuerungssystem (IPS-System) integriert ist. Ein Beispiel für ein solches System ist SI/PAM von Steag Energy Services, denn die modulare Software bietet hierfür mit dem Lösungspaket ›Operation & Maintenance‹ eine leistungsfähige Standardplattform.

Folgendes Beispiel aus der Praxis soll verdeutlichen, warum sich der Einsatz einer solchen Lösung in vielerlei Hinsicht empfiehlt: Während einer präventiven Sichtprüfung wird die Beschädigung einer Anlagenkomponente und damit ihr absehbarer Ausfall erkannt. Als Reaktion hierauf erfolgt ein Arbeitsauftrag für den Austausch der Komponente. Bei der Ersatzteilbestellung stellt sich jedoch heraus, dass das Originalteil nicht mehr verfügbar ist; ein adäquates Ersatzteil mit vergleichbarer Spezifikation muss beschafft werden. Dessen Einbau analog zum Arbeitsauftrag ist außerdem mit weiteren baulichen Anpassungen an der Anlage und einer geänderten Kabelführung verbunden.

Der aus diesem Prozess resultierende Änderungsbedarf erfordert auch die Aktualisierung von Plänen oder Zeichnungen und die Anpassung bzw. Ergänzung von technischen Daten zum neuen Ersatzteil. Darüber hinaus müssen geänderte Wartungspläne hinterlegt werden, die mitunter veränderte Wartungsintervalle nach sich ziehen.

Änderungsanforderung erzeugen

Mit SI/PAM lässt sich mit geringem Aufwand aus jedem Arbeitsauftrag eine Änderungsanforderung erzeugen, zum Beispiel für Dokumente und technische Zeichnungen. Die Art der Änderung wird mit lediglich einem Klick ausgewählt und kann bei Bedarf zusätzlich durch eine nähere Beschreibung präzisiert werden. Entscheidend ist: Obwohl eine derartige Änderungsanforderung dauerhaft mit einem Arbeitsauftrag verbunden ist, lässt sich ein erledigter Auftrag im System abschließen, selbst wenn die mit dem Auftrag korrelierenden Dokumente noch nicht angepasst wurden. Das verhindert eine Ansammlung vermeintlich offener Aufträge aufgrund noch nicht aktualisierter Dokumente.

Die Änderungsanforderung für die erforderliche Anpassung der Dokumente bleibt allerdings bestehen und liefert bis zu ihrer Umsetzung wichtige Informationen über Stand der Dokumentation. Im Idealfall verfügt die Änderungsanforderung über eine Steuerung des Workflows, mit dem der Informationsfluss und die Aufgabenverteilung innerhalb des Unternehmens automatisiert werden können.

In dem oben beschriebenen Praxisbeispiel generiert SI/PAM zunächst kalender- oder zählergesteuert automatisch eine präventive Instandhaltungsmaßnahme (Sichtprüfung). Da der Instandhalter eine Beschädigung einer Anlagenkomponente identifiziert, erzeugt er im IPS-System einen Arbeitsauftrag zum Komponententausch als Unteraufgabe der Instandhaltungsmaßnahme. Mit dem Austausch der Komponente wird dieser Auftrag ausgeführt, wobei der Instandhalter auch mit Blick auf die zusätzlich vorgenommenen Umbauten die notwendigen Änderungen zum Beispiel für die Dokumentation, Stammdaten oder Wartungsplanung in SI/PAM kennzeichnet.

Workflow der Folgeaufgaben

Optional können diese Kennzeichnungen mit kurzen Kommentaren ergänzt werden. Das IPS-System erzeugt nun völlig automatisch Folgeaufgaben zur Bearbeitung der gekennzeichneten Änderungen. Der Arbeitsauftrag kann somit ordnungsgemäß geschlossen werden. Über den Workflow der Folgeaufgaben lassen sich alle Beteiligten im Unternehmen automatisiert und jederzeit nachvollziehbar in den Prozess einbinden.

Die Implementierung eines durchgängigen ›Change Managements‹ mit einem leistungsfähigen IPS-System benötigt wenig Aufwand und verschafft vielfältige Vorteile. Bestehende und bewährte Arbeitsabläufe werden mit einem derartigen System nicht beeinträchtigt, sondern unterstützt und teilweise auch beschleunigt. Die Bearbeitung von Änderungen sowie deren gezielte Nachverfolgung lassen sich besser planen, wodurch letztendlich notwendige Änderungen auch tatsächlich ausgeführt werden.

Wichtige Dokumente, technische Zeichnungen und Schaltpläne bleiben somit auf dem neusten Stand, so dass stets auf eine aktuelle Datenbasis zugegriffen werden kann. Betrachtet man alle positiven Faktoren eines ›Change Managements‹ aus einer rein wirtschaftlichen Perspektive, dann erhöht die Planbarkeit aller wichtigen Änderungen sowie deren gezielte Nachverfolgung auch die Transparenz und somit letztendlich die Kosteneffizienz in einem Unternehmen.

 

Erschienen in Ausgabe: 01/2016