Digitale Lösungen

Management/Simplias

Software - Zwei deutsche Unternehmen zeigen, wie sie mit einer mobilen Instandhaltungssoftware von Simplias die eigenen Prozesse und die ihrer Subunternehmer nachvollziehbar und kosteneffizient umgestaltet haben.

23. März 2018
Die Digitalisierung des Instandhaltungsprozesses steigert die Qualität der Auftragsbearbeitung und die Zufriedenheit der Kunden. Bild: Simplias GmbH
Bild 1: Digitale Lösungen (Die Digitalisierung des Instandhaltungsprozesses steigert die Qualität der Auftragsbearbeitung und die Zufriedenheit der Kunden. Bild: Simplias GmbH)

Wer täglich Instandhaltungsarbeiten ausführt, weiß, der Teufel steckt im Detail. Und in diesen kann man sich wortwörtlich verzetteln, wenn die Verwaltung noch in Papierform erfolgt. Selbst wenn bereits mit der Digitalisierung begonnen wurde, kann es unübersichtlich werden: Häufig arbeiten Unternehmen aufgrund der schrittweisen Digitalisierung mit mehreren Insellösungen, zwischen denen die Mitarbeiter hin- und herspringen.

So sah es 2013 auch bei den deutschen, mittelständischen Unternehmen Rotex Heating Systems GmbH und der Hörburger AG aus. »Verschiedene Insellösungen erschwerten einen Überblick über den Stand der Aufträge«, erinnert sich Heiko Kießling, Leiter des technischen Kundendienstes beim Heizungshersteller Rotex. Auch bei Hörburger wurde auf unterschiedliche Hilfsmittel gesetzt, wie Christian Wenzel, verantwortlich für die IT und Softwareentwicklung beim Anbieter in den Bereichen Gebäudeautomation, Schaltschrankbau und Retail Facility Management, erläutert. »Viele Herausforderungen wurden mit Excel-Tabellen bewältigt. Außerdem wurden viele benötigte Dokumente ausgedruckt.«

Beide Unternehmen standen vor der Frage, wie sie ihre Serviceprozesse vereinheitlichen, vereinfachen und skalieren konnten. Während bei Rotex insbesondere die Koordination der über 80 Subunternehmer zur größten Herausforderung gehörte, war es bei der Hörburger AG die Dokumentation der Aufträge mit häufig über 400 Einzelschritten. Eine passende Lösung fanden sie in der Software/App Mobile Field Report, kurz MFR, von Simplias.

Standardisiert und flexibel zugleich

Für Rotex und die Hörburger verlaufen die Installations- und Wartungsaufträge seitdem standardisiert und flexibel zugleich. Termin, Techniker und optimale Route für die Erfüllung aller Aufträge am jeweiligen Tag sind in der Software hinterlegt. Die Kunden wurden bereits Wochen zuvor automatisch per E-Mail informiert. Ebenso die eigenen Mitarbeiter und Subunternehmer, die über personalisierte Accounts Zugriff auf ihre Aufträge erhalten.

Der Servicetechniker greift über sein iPad oder iPhone, Tablet oder Smartphone direkt auf alle Informationen zu. Jeder Auftrag ist auf einem sicheren Server inklusive der notwendigen Dokumente, wie Anlagendokumentation, Schaltpläne und Protokolle, hinterlegt.

Dies war insbesondere für Hörburger ein entscheidender Faktor: »Die größte Herausforderung war die Erstellung passender Checklisten für unsere umfangreichen Arbeitseinsätze. Die Projekte sind zwar sehr ähnlich, aber nicht 100 Prozent identisch. Durch die offenen Schnittstellen von MFR ist es möglich, die passende Checkliste aus unserer Projekterstellungssoftware automatisch zu generieren«, erklärt Christian Wenzel.

Vollständiger Zugriff auf Dokumente

Wenn der Servicetechniker beim Kunden ankommt, kann er so vollständig auf die für den Auftrag spezifizierten Dokumente zugreifen und seine Arbeitsschritte digital protokollieren. Startet er das Protokoll, wird auch gleichzeitig die Arbeitszeit erfasst. Besonderheiten oder Zusatzleistungen werden fotografisch oder textlich direkt im Protokoll hinterlegt. Der sachgemäße Abschluss des Auftrags wird digital von Techniker und Auftraggeber bestätigt. Die Bearbeitung kann auch offline erfolgen. Die Synchronisation mit dem Server erfolgt, sobald ein Funknetz vorhanden ist.

Die Projektleitung hat das bestätigte Protokoll bereits vorliegen, wenn der Techniker vom Hof des Kunden fährt. Die Umwandlung in einen ordentlichen Bericht erfolgt automatisch, ebenso der Versand nebst Rechnung an den Kunden. Über die offenen Schnittstellen können die Daten und Dokumente reibungslos zum CMS oder der Rechnungssoftware exportiert werden.

Bessere Einbindung des Kunden

Heiko Kießling merkt die Verbesserungen direkt beim Kunden und den Subunternehmern: »Die Kunden sind besser in den Planungsprozess eingebunden, da sie über jeden Schritt automatisch informiert werden und ihnen bereits zum Zeitpunkt des Abschlusses der Arbeiten der Bericht zur Verfügung steht. Zudem haben wir den Eindruck, dass die Servicepartner die Vereinfachungen dankbar annehmen und dadurch noch motivierter sind.«

Seit diesem Jahr werden diese Prozesse in MFR zusätzlich durch die mobile Lagerhaltung mit Bestellfunktion sowie das GPS-Tracking der Servicefahrzeuge in der Software erweitert. Damit werden nicht nur die kurzfristige Routenplanung und die Auftragsverfolgung vereinfacht. Die mobile Lagerhaltung erlaubt zudem das Buchen von erforderlichen sowie verbrauchten Waren auf einzelne Aufträge. Die Techniker werden dabei automatisch über das Auffüllen ihrer Bestände informiert.

Und das Controlling hat für jeden Auftrag volle Transparenz über die Aufwände und Kosten.

Erschienen in Ausgabe: 01/2018

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