23. NOVEMBER 2017

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Nützliche Datenquelle


Management

Technische Dokumentation - Für viele Unternehmen ist die Erstellung der Technischen Dokumentation eine lästige Pflicht. Docufy hilft dabei, die gesammelten Informationen intelligent zu verwalten, um sie unternehmensweit nutzen zu können.
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Technische Dokumentationen haben viele Namen: Betriebsanleitung, Montageanleitung, Benutzerhandbuch, Bordbuch, Serviceanleitung oder auch Online-Hilfe. Sie alle bestehen aus Unmengen von Daten, die gesammelt, gebündelt, verdichtet und illustriert werden, um Maschinen und Vorgänge zu erklären oder auch um gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Früher waren dies immer ›Handbücher‹ – so genannt, weil sie als oft mehrere Hundert Seiten dickes Buch in die Hand genommen wurden. Aber die Welt hat sich rasant verändert: Heute gibt es Bildschirme in allen Größen und Arten.

Wir sind es von Google gewohnt, dass Wissen auf Knopfdruck verfügbar ist. Die intelligenten Suchmaschinen schaffen es, uns Antworten auf genau die Frage zu liefern, die wir gerade gestellt haben. Wir müssen nur die Google-Trefferliste anschauen – keine Inhaltsverzeichnisse oder Schlagwortregister durchstöbern und nicht blättern in kiloschweren Wälzern. Informationen sind schnell, allzeit und überall verfügbar. Google zeigt die Bilder und Youtube das entsprechende Video dazu.

Verfügbares Wissen nutzen

In vielen Unternehmen werden Technische Dokumentationen noch allzu häufig mit Textprogrammen wie Word erstellt und ausgedruckt. Privat leben wir in einer Welt von mobil verfügbarem Wissen. Im Unternehmen laufen wir durch Archive und stemmen Wälzer. Dabei könnte das verfügbare Wissen so gut im gesamten Unternehmen genutzt werden: für den neuen Mitarbeiter, der die Maschine noch nicht kennt, den Servicetechniker, der zum Kunden fährt, für den Monteur in der Halle, den Verkäufer auf der Messe oder für den neuen Ingenieur in der Konstruktionsabteilung, der sich in das Produktprogramm einarbeiten möchte.

Doch wie macht man all diese Daten verfügbar? Auch hier kann man sich im Internet abschauen, wie das geht. Da gibt es Schlagworte, sprich Tags, zu jeder Information, und Metadaten geben Auskunft über Inhalte. So ähnlich kann das auch in der Technischen Dokumentation funktionieren und es gibt Unternehmen, die ihre Daten schon als Schatz erkannt haben und ihn clever nutzen.


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IQ 01/2016
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